Работа со статусами заявок
Статусы заявок в 1С:УУЦ позволяют отслеживать жизненный цикл обращения клиента — от момента подачи заявки до зачисления на курс или отказа. Система поддерживает как предопределенные статусы, так и возможность создания пользовательских.
Предопределенные статусы заявок
В конфигурации по умолчанию реализованы следующие статусы:
| Статус | Когда присваивается | Визуальное отображение |
|---|---|---|
| «В работе» | При первом проведении документа «Заявка на курс» | Желтая подсветка в списке заявок |
| «Оплачено» | Автоматически при регистрации любого платежа (приходный кассовый ордер, оплата платежной картой, поступление на расчетный счет), связанного с заявкой. Частичная оплата также переводит заявку в этот статус. | Зеленая подсветка в списке заявок |
| «Отменена» | Устанавливается вручную пользователем. Требуется указать дату и причину отмены. | Розовая подсветка в списке заявок |
| «Удовлетворена» | При создании документа «Зачисление на курс» на основании заявки | - |
Кроме того, в колонке «Долг» списка заявок отображается текущее состояние взаиморасчетов с контрагентом по договору (с минусом — аванс, с плюсом — задолженность).
Создание пользовательских статусов
Если предопределенных статусов недостаточно, вы можете добавить собственные.
- Перейдите в раздел «Настройка» → «Статусы заявок» (справочник).
- Нажмите кнопку «Создать».
- Заполните:
- Наименование — например, «Ожидание документов», «Резерв», «На согласовании».
- Цвет (опционально) — выберите цвет для визуального выделения в списке заявок.
- Порядок — для сортировки в списках выбора.
- Запишите элемент.
Созданные статусы станут доступны для выбора в поле «Статус» документа «Заявка на курс».
Изменение статуса в документе «Заявка на курс»
1. Ручное изменение
- Откройте документ «Заявка на курс».
- В поле «Статус» выберите нужное значение из списка (предопределенные или пользовательские).
- Проведите документ.
2. Автоматическая фиксация изменений
Программа автоматически записывает историю изменения статусов на закладке «История изменения статусов» :
- Статус — новый статус.
- Дата изменения — дата и время фиксации.
- Пользователь — кто изменил статус.
Это позволяет отслеживать всю хронологию работы с заявкой.
3. Массовое изменение статусов
В работе менеджера по продажам или методиста учебного центра часто возникают ситуации, когда необходимо изменить статус не одной заявки, а сразу целой группы. Например:
- Отменить все неоплаченные заявки по курсу, который переносится на следующий год.
- Перевести группу заявок из статуса «В работе» в статус «Ожидание документов».
- Снять пометку на удаление с ошибочно отмененных заявок.
В 1С:УУЦ для этих целей предусмотрены два основных инструмента. Выбор зависит от того, с какими объектами вы работаете и какая версия конфигурации используется.
3.1. Обработка «Работа с лидами»
Важное уточнение: в строгом смысле обработка «Работа с лидами» предназначена для работы с потенциальными клиентами (лидами). Её логика (отбор по ответственным, массовая установка отказа, создание обзвона) аналогична логике, необходимой для массовой обработки заявок, но напрямую применяется к документам «Лид», а не «Заявка на курс».
Если в вашей конфигурации нет специализированной обработки для заявок, этот инструмент служит отличным образцом для понимания принципов массовой работы со статусами. В типовых версиях для непосредственного изменения статуса заявок чаще используется «Групповая обработка справочников и документов» (см. раздел 3.3.2).
3.2. Стандартные механизмы: «Групповая обработка справочников и документов»
Это основной и наиболее универсальный инструмент для массовых операций, доступный в большинстве современных конфигураций 1С. Он позволяет выполнять однотипные действия с большим количеством объектов базы данных, включая документы «Заявка на курс».
Где найти обработку
Путь может незначительно отличаться в разных версиях, но чаще всего обработка находится:
- «Администрирование» → «Обслуживание» → «Групповая обработка справочников и документов».
- Или через меню «Сервис» → «Универсальные обработки» → «Групповая обработка справочников и документов».
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Настройка отбора объектов.
- На закладке «Объекты отбора» в поле «Тип объекта» выберите значение «Документы».
- В таблице «Виды объектов» нажмите «Добавить» и выберите из списка «Заявка на курс».
- Настройте «Отбор», чтобы выбрать именно те заявки, у которых нужно изменить статус. Это самый важный этап, чтобы не затронуть «чужие» документы.
- Пример отбора 1 (по курсу): Добавьте условие, где поле = «Курс», Тип сравнения = «Равно», Значение = нужный учебный курс.
- Пример отбора 2 (по дате и статусу): Добавьте условия для поля «Дата» (диапазон) и поля «Статус» (например, «В работе»), чтобы отменить только старые неоплаченные заявки.
- Пример отбора 3 (по ответственному): Добавьте условие для поля «Ответственный», чтобы передать заявки одного менеджера другому.
Шаг 2. Просмотр и подтверждение результатов.
- Перейдите на закладку «Обработка».
- Нажмите кнопку «Отобрать». Программа сформирует список документов «Заявка на курс», которые соответствуют вашим условиям отбора.
- Внимательно проверьте список. Убедитесь, что в него попали только те документы, которые вы планируете изменять. При необходимости вы можете вручную установить или снять флажки напротив отдельных заявок в этом списке.
Шаг 3. Выполнение действия (изменение статуса).
- В блоке «Действие» выберите «Изменить: [Реквизит]».
- В появившемся окне выбора реквизита найдите и выберите «Статус».
- Справа от выбранного действия укажите новое значение статуса (например, «Отменена» или «Ожидание документов»).
- Перед тем как нажать «Выполнить», очень рекомендуется установить флажок «Выполнять в транзакции», если он доступен. Это позволит отменить все изменения в случае ошибки.
- Нажмите кнопку «Выполнить».
⚠️ Крайне важно: перед использованием групповой обработки всегда создавайте резервную копию информационной базы. Это мощный инструмент, и ошибочные действия могут привести к необратимым последствиям. Использование обработки может нарушить логические взаимосвязи, если выполнять её без полного понимания.
Другие полезные действия для работы с заявками
Помимо изменения статуса, групповая обработка позволяет выполнять и другие массовые операции с заявками :
| Действие | Описание | Пример использования |
|---|---|---|
| Проведение документов | Массово провести или отменить проведение выбранных заявок. | После восстановления базы данных или массового импорта заявок из Excel. |
| Пометка на удаление | Поставить или снять пометку на удаление. | Быстро очистить базу от большого количества отмененных или тестовых заявок. |
| Изменить: другой реквизит | Изменить значение любого другого поля заявки. | Массово сменить ответственного менеджера, тип цены или договор для группы заявок одного контрагента. |
| Печать документов | Распечатать выбранные заявки (договоры, заявления). | Подготовить пакет документов на группу слушателей перед началом курса. |
Использование этих инструментов позволяет значительно ускорить рутинные процессы и поддерживать базу данных заявок в актуальном и консистентном состоянии.
4. Связь статусов с другими документами
4.1. Оплата → статус «Оплачено»
Любой документ оплаты, в котором указана ссылка на «Заявку на курс», автоматически меняет статус заявки на «Оплачено»:
- Приходный кассовый ордер
- Оплата платежной картой
- Поступление на расчетный счет
4.2. Зачисление → статус «Удовлетворена»
При создании и проведении документа «Зачисление на курс» на основании заявки, статус автоматически становится «Удовлетворена».
4.3. Отмена заявки
Установка флага «Отменена» в шапке документа переводит заявку в соответствующий статус. Становятся доступными поля:
- Дата отмены — заполняется автоматически или вручную.
- Причина отмены — выбирается из справочника «Причины» (группа «Заявки»).
5. Отчеты по статусам заявок
5.1. Отчет «Анализ заявок»
- Раздел «Набор» → «Отчеты» → «Анализ заявок».
- Позволяет увидеть распределение заявок по статусам в разрезе курсов, дисциплин, дат.
- Доступны отборы по статусу, курсу, периоду.
5.2. Отчет «Анализ отказов от заявок»
- Раздел «Набор» → «Отчеты» → «Анализ отказов от заявок».
- Показывает причины отмены заявок (справочник «Причины») с количественной и процентной разбивкой. Помогает выявить наиболее частые возражения клиентов.
5.3. Отчет «Потенциальные слушатели»
- Формирует список слушателей из заявок со статусами «В работе» и «Оплачено» (то есть еще не зачисленных, но активных).
5.4. Отчет «Анализ набора»
- Визуальная гистограмма: план набора, текущее количество заявок, остаток до плана, сверхплановые заявки. Косвенно отражает эффективность работы со статусами.
6. Практические примеры использования статусов
Сценарий 1. Стандартный цикл
- Заявка создана → статус «В работе».
- Клиент оплатил → статус автоматически «Оплачено».
- Слушатель зачислен → статус «Удовлетворена».
Сценарий 2. Отказ на этапе оплаты
- Заявка в статусе «В работе».
- Клиент передумал платить.
- Менеджер устанавливает флаг «Отменена», выбирает причину «Не устроила стоимость».
- Заявка получает статус «Отменена» (розовый фон) и попадает в отчет по отказам.
Сценарий 3. Использование пользовательского статуса «Ожидание документов»
- Заявка создана, но для зачисления не хватает сканов документов.
- Менеджер вручную устанавливает статус «Ожидание документов» (созданный пользователем).
- После загрузки всех документов статус меняется на «В работе» или сразу на «Оплачено» (если оплата уже проведена).
- История изменений сохраняет все промежуточные состояния.
7. Важные замечания
- Проведение документа обязательно — непроведенные заявки не участвуют в отчетах и не меняют статусы автоматически.
- Частичная оплата — любой платеж переводит заявку в статус «Оплачено». Для разделения частичной и полной оплаты используйте аналитику взаиморасчетов (колонка «Долг»), но не статусы.
- Дополнительные реквизиты — если стандартного набора статусов недостаточно, можно добавить дополнительные реквизиты к документу «Заявка на курс» (раздел «Администрирование» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения»).
Резюме
Работа со статусами заявок в 1С:УУЦ позволяет:
- Визуально контролировать состояние каждой заявки (цветовая индикация).
- Автоматизировать переходы при оплате и зачислении.
- Анализировать причины отказов.
- Вести историю изменений статусов.
- Гибко настраивать собственную классификацию через пользовательские статусы.
Правильное использование статусов — основа для прозрачного учета набора слушателей и эффективного взаимодействия с клиентами.
