Работа со статусами заявок

Статусы заявок в 1С:УУЦ позволяют отслеживать жизненный цикл обращения клиента — от момента подачи заявки до зачисления на курс или отказа. Система поддерживает как предопределенные статусы, так и возможность создания пользовательских.

Предопределенные статусы заявок

В конфигурации по умолчанию реализованы следующие статусы:

Статус	Когда присваивается	Визуальное отображение
«В работе»	При первом проведении документа «Заявка на курс»	Желтая подсветка в списке заявок
«Оплачено»	Автоматически при регистрации любого платежа (приходный кассовый ордер, оплата платежной картой, поступление на расчетный счет), связанного с заявкой. Частичная оплата также переводит заявку в этот статус.	Зеленая подсветка в списке заявок
«Отменена»	Устанавливается вручную пользователем. Требуется указать дату и причину отмены.	Розовая подсветка в списке заявок
«Удовлетворена»	При создании документа «Зачисление на курс» на основании заявки	-

Кроме того, в колонке «Долг» списка заявок отображается текущее состояние взаиморасчетов с контрагентом по договору (с минусом — аванс, с плюсом — задолженность).

Создание пользовательских статусов

Если предопределенных статусов недостаточно, вы можете добавить собственные.

1. Перейдите в раздел «Настройка» → «Статусы заявок» (справочник).
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Заполните:
   • Наименование — например, «Ожидание документов», «Резерв», «На согласовании».
   • Цвет (опционально) — выберите цвет для визуального выделения в списке заявок.
   • Порядок — для сортировки в списках выбора.
4. Запишите элемент.

Созданные статусы станут доступны для выбора в поле «Статус» документа «Заявка на курс».

Изменение статуса в документе «Заявка на курс»

1. Ручное изменение

1. Откройте документ «Заявка на курс».
2. В поле «Статус» выберите нужное значение из списка (предопределенные или пользовательские).
3. Проведите документ.

2. Автоматическая фиксация изменений

Программа автоматически записывает историю изменения статусов на закладке «История изменения статусов» :

• Статус — новый статус.
• Дата изменения — дата и время фиксации.
• Пользователь — кто изменил статус.

Это позволяет отслеживать всю хронологию работы с заявкой.

3. Массовое изменение статусов

В работе менеджера по продажам или методиста учебного центра часто возникают ситуации, когда необходимо изменить статус не одной заявки, а сразу целой группы. Например:

• Отменить все неоплаченные заявки по курсу, который переносится на следующий год.
• Перевести группу заявок из статуса «В работе» в статус «Ожидание документов».
• Снять пометку на удаление с ошибочно отмененных заявок.

В 1С:УУЦ для этих целей предусмотрены два основных инструмента. Выбор зависит от того, с какими объектами вы работаете и какая версия конфигурации используется.

3.1. Обработка «Работа с лидами»

Важное уточнение: в строгом смысле обработка «Работа с лидами» предназначена для работы с потенциальными клиентами (лидами). Её логика (отбор по ответственным, массовая установка отказа, создание обзвона) аналогична логике, необходимой для массовой обработки заявок, но напрямую применяется к документам «Лид», а не «Заявка на курс».

Если в вашей конфигурации нет специализированной обработки для заявок, этот инструмент служит отличным образцом для понимания принципов массовой работы со статусами. В типовых версиях для непосредственного изменения статуса заявок чаще используется «Групповая обработка справочников и документов» (см. раздел 3.3.2).

3.2. Стандартные механизмы: «Групповая обработка справочников и документов»

Это основной и наиболее универсальный инструмент для массовых операций, доступный в большинстве современных конфигураций 1С. Он позволяет выполнять однотипные действия с большим количеством объектов базы данных, включая документы «Заявка на курс».

Где найти обработку

Путь может незначительно отличаться в разных версиях, но чаще всего обработка находится:

• «Администрирование» → «Обслуживание» → «Групповая обработка справочников и документов».
• Или через меню «Сервис» → «Универсальные обработки» → «Групповая обработка справочников и документов».

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Настройка отбора объектов.

1. На закладке «Объекты отбора» в поле «Тип объекта» выберите значение «Документы».
2. В таблице «Виды объектов» нажмите «Добавить» и выберите из списка «Заявка на курс».
3. Настройте «Отбор», чтобы выбрать именно те заявки, у которых нужно изменить статус. Это самый важный этап, чтобы не затронуть «чужие» документы.
   • Пример отбора 1 (по курсу): Добавьте условие, где поле = «Курс», Тип сравнения = «Равно», Значение = нужный учебный курс.
   • Пример отбора 2 (по дате и статусу): Добавьте условия для поля «Дата» (диапазон) и поля «Статус» (например, «В работе»), чтобы отменить только старые неоплаченные заявки.
   • Пример отбора 3 (по ответственному): Добавьте условие для поля «Ответственный», чтобы передать заявки одного менеджера другому.

Шаг 2. Просмотр и подтверждение результатов.

1. Перейдите на закладку «Обработка».
2. Нажмите кнопку «Отобрать». Программа сформирует список документов «Заявка на курс», которые соответствуют вашим условиям отбора.
3. Внимательно проверьте список. Убедитесь, что в него попали только те документы, которые вы планируете изменять. При необходимости вы можете вручную установить или снять флажки напротив отдельных заявок в этом списке.

Шаг 3. Выполнение действия (изменение статуса).

1. В блоке «Действие» выберите «Изменить: [Реквизит]».
2. В появившемся окне выбора реквизита найдите и выберите «Статус».
3. Справа от выбранного действия укажите новое значение статуса (например, «Отменена» или «Ожидание документов»).
4. Перед тем как нажать «Выполнить», очень рекомендуется установить флажок «Выполнять в транзакции», если он доступен. Это позволит отменить все изменения в случае ошибки.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».

⚠️ Крайне важно: перед использованием групповой обработки всегда создавайте резервную копию информационной базы. Это мощный инструмент, и ошибочные действия могут привести к необратимым последствиям. Использование обработки может нарушить логические взаимосвязи, если выполнять её без полного понимания.

Другие полезные действия для работы с заявками

Помимо изменения статуса, групповая обработка позволяет выполнять и другие массовые операции с заявками :

Действие	Описание	Пример использования
Проведение документов	Массово провести или отменить проведение выбранных заявок.	После восстановления базы данных или массового импорта заявок из Excel.
Пометка на удаление	Поставить или снять пометку на удаление.	Быстро очистить базу от большого количества отмененных или тестовых заявок.
Изменить: другой реквизит	Изменить значение любого другого поля заявки.	Массово сменить ответственного менеджера, тип цены или договор для группы заявок одного контрагента.
Печать документов	Распечатать выбранные заявки (договоры, заявления).	Подготовить пакет документов на группу слушателей перед началом курса.

Использование этих инструментов позволяет значительно ускорить рутинные процессы и поддерживать базу данных заявок в актуальном и консистентном состоянии.

4. Связь статусов с другими документами

4.1. Оплата → статус «Оплачено»

Любой документ оплаты, в котором указана ссылка на «Заявку на курс», автоматически меняет статус заявки на «Оплачено»:

• Приходный кассовый ордер
• Оплата платежной картой
• Поступление на расчетный счет

4.2. Зачисление → статус «Удовлетворена»

При создании и проведении документа «Зачисление на курс» на основании заявки, статус автоматически становится «Удовлетворена».

4.3. Отмена заявки

Установка флага «Отменена» в шапке документа переводит заявку в соответствующий статус. Становятся доступными поля:

• Дата отмены — заполняется автоматически или вручную.
• Причина отмены — выбирается из справочника «Причины» (группа «Заявки»).

5. Отчеты по статусам заявок

5.1. Отчет «Анализ заявок»

• Раздел «Набор» → «Отчеты» → «Анализ заявок».
• Позволяет увидеть распределение заявок по статусам в разрезе курсов, дисциплин, дат.
• Доступны отборы по статусу, курсу, периоду.

5.2. Отчет «Анализ отказов от заявок»

• Раздел «Набор» → «Отчеты» → «Анализ отказов от заявок».
• Показывает причины отмены заявок (справочник «Причины») с количественной и процентной разбивкой. Помогает выявить наиболее частые возражения клиентов.

5.3. Отчет «Потенциальные слушатели»

• Формирует список слушателей из заявок со статусами «В работе» и «Оплачено» (то есть еще не зачисленных, но активных).

5.4. Отчет «Анализ набора»

• Визуальная гистограмма: план набора, текущее количество заявок, остаток до плана, сверхплановые заявки. Косвенно отражает эффективность работы со статусами.

6. Практические примеры использования статусов

Сценарий 1. Стандартный цикл

1. Заявка создана → статус «В работе».
2. Клиент оплатил → статус автоматически «Оплачено».
3. Слушатель зачислен → статус «Удовлетворена».

Сценарий 2. Отказ на этапе оплаты

1. Заявка в статусе «В работе».
2. Клиент передумал платить.
3. Менеджер устанавливает флаг «Отменена», выбирает причину «Не устроила стоимость».
4. Заявка получает статус «Отменена» (розовый фон) и попадает в отчет по отказам.

Сценарий 3. Использование пользовательского статуса «Ожидание документов»

1. Заявка создана, но для зачисления не хватает сканов документов.
2. Менеджер вручную устанавливает статус «Ожидание документов» (созданный пользователем).
3. После загрузки всех документов статус меняется на «В работе» или сразу на «Оплачено» (если оплата уже проведена).
4. История изменений сохраняет все промежуточные состояния.

7. Важные замечания

• Проведение документа обязательно — непроведенные заявки не участвуют в отчетах и не меняют статусы автоматически.
• Частичная оплата — любой платеж переводит заявку в статус «Оплачено». Для разделения частичной и полной оплаты используйте аналитику взаиморасчетов (колонка «Долг»), но не статусы.
• Дополнительные реквизиты — если стандартного набора статусов недостаточно, можно добавить дополнительные реквизиты к документу «Заявка на курс» (раздел «Администрирование» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения»).

Резюме

Работа со статусами заявок в 1С:УУЦ позволяет:

• Визуально контролировать состояние каждой заявки (цветовая индикация).
• Автоматизировать переходы при оплате и зачислении.
• Анализировать причины отказов.
• Вести историю изменений статусов.
• Гибко настраивать собственную классификацию через пользовательские статусы.

Правильное использование статусов — основа для прозрачного учета набора слушателей и эффективного взаимодействия с клиентами.