Работа с заявками юридических лиц в 1С:УУЦ
Материал из База знаний Центра ПУСК МФТИ
Работа с заявками юридических лиц в 1С:УУЦ позволяет:
- Вести учет группового обучения.
- Контролировать количество слушателей и комплектацию групп.
- Автоматически создавать договоры и счета.
- Массово выписывать акты.
- Анализировать набор и отказы.
При необходимости можно донастроить механизмы: типы цен, скидки, периодические платежи, шаблоны договоров в разделе «Настройка параметров конфигурации».
1. Особенности заявок от юридических лиц
В 1С:УУЦ заявка от юридического лица отличается от заявки физического лица следующим:
- Один договор с контрагентом может включать нескольких слушателей.
- Плательщиком выступает организация (контрагент), а слушатели — физические лица.
- Возможна постепенная комплектация состава слушателей.
- Контролируется количество слушателей по заявке.
2. Создание заявки от юридического лица
2.1. Основные шаги
- Откройте раздел «Набор» → «Заявка на курс» → кнопка «Создать».
- Установите флаг «Заявка от юридического лица».
- После установки флага в форме появятся поля: «Контрагент», «Плательщик», «Договор», а вместо одного слушателя — табличная часть для ввода нескольких слушателей.
2.2. Заполнение шапки документа
- Контрагент — выберите организацию-заказчика из справочника «Контрагенты».
- Плательщик — по кнопке «Он же плательщик» скопируется контрагент, либо выберите другую организацию, если платит третье лицо.
- Договор — укажите договор с контрагентом. Если договора нет:
- Нажмите «Создать договор».
- Договор сформируется автоматически по правилам, заданным в настройках (счет на оплату или стандартный договор).
- Курс — выберите документ «Расписание курса». Поле «Программа обучения» заполнится автоматически.
- Вид продажи курса — укажите: «Курс», «Абонемент», «Разовое посещение», «Пробное посещение» или «По графику».
- Количество слушателей — укажите планируемое количество.
- Если установлен флаг «Зафиксировать количество слушателей», программа будет контролировать, чтобы число слушателей в табличной части не превышало указанное.
- Если флаг не установлен, количество слушателей будет автоматически пересчитываться по числу строк табличной части.
- Тип цены — заполняется из договора или вручную. Влияет на расчет цен.
- Цена, Сумма, Скидка — заполняются автоматически, но доступны для ручной корректировки.
2.3. Заполнение табличной части «Слушатели»
В табличную часть добавляются физические лица, направляемые на обучение.
Способы добавления слушателей:
- Вручную — нажмите кнопку «Добавить», заполните ФИО, дату рождения, контактные данные (телефон, email, пол).
- Подбор — кнопка «Подбор» позволяет выбрать ранее введенных физических лиц из справочника.
- Без создания карточки — можно ввести ФИО текстовой строкой, если данные о слушателе неполные. В этом случае рекомендуется заполнить телефон и email для связи.
Важно: При вводе нового физического лица программа выполняет контроль дуплетности (проверка по ФИО и дате рождения).
2.4. Дополнительные реквизиты
- Канал рекламного воздействия — откуда клиент узнал о курсе.
- Источник информации — контрагент, маркетинговое мероприятие или другой источник.
- Надо гостиницу — флаг для иногородних слушателей (при необходимости бронирования).
- Комментарий — произвольная текстовая информация.
3. Договоры с юридическими лицами
3.1. Автоматическое создание договора
- Если в «Настройках параметров конфигурации» установлен параметр «Создавать договор при записи Заявки», договор создается автоматически при записи документа.
- Кнопка «Создать договор» доступна вручную. Рекомендуется нажимать её после полного заполнения всех условий заявки.
3.2. Варианты создания договора
Вариант 1. Договор является счетом на оплату (настройка включена):
- При нажатии «Создать договор» автоматически создается:
- Документ «Счет на оплату покупателю».
- Новый элемент справочника «Договора контрагента» с наименованием «Счет №NNN от dd.mm.gggg».
- В поле «Договор» заявки подставляется ссылка на этот договор.
Вариант 2. Договор не является счетом:
- Создается стандартный договор с наименованием «Договор № NNN от dd.mm.gggg».
3.3. Типы цен и скидки
- Тип цены наследуется из договора.
- При наличии скидки заполняются поля «Предоставленная скидка» и «Скидка» (процент или сумма).
- Цена пересчитывается с учетом скидки.
4. Контроль количества слушателей
Механизм «Зафиксировать количество слушателей» предназначен для ситуаций, когда состав слушателей формируется постепенно:
- При включенном флаге вы указываете точное число слушателей (например, 10 человек).
- В табличную часть можно добавить меньше человек, программа не потребует немедленного заполнения всех.
- При добавлении новых слушателей программа контролирует лимит и не позволит превысить указанное количество.
Если флаг не установлен, количество слушателей всегда равно числу строк в табличной части.
5. Печатные формы для юридических лиц
Из документа «Заявка на курс» доступны следующие печатные формы:
- Договор с юридическим лицом — формируется на основе данных контрагента и условий заявки.
- Счет на оплату — если договор является счетом.
- Акт об оказании услуг — формируется позднее, при закрытии этапа обучения.
- Заявление, Личная карточка, Согласие на обработку ПДн — для каждого слушателя (физического лица).
6. Статусы заявок
Заявка юридического лица проходит следующие статусы:
- В работе — начальный статус при проведении документа.
- Оплачено — устанавливается автоматически при регистрации оплаты (любой платеж, даже частичный).
- Отменена — устанавливается вручную флагом «Отменена», требуется указать причину и дату отмены.
- Удовлетворена — устанавливается при создании документа «Зачисление на курс».
Цветовая индикация в списке заявок:
- Отмененные — розовый фон.
- В работе — желтый фон.
- Оплачено — зеленый фон.
7. Отгрузка и закрытие (акты)
7.1. Выписка актов
Для юридических лиц обязательным закрывающим документом является «Акт об оказании услуг».
Способы создания актов:
- Вручную — на основании «Заявки на курс» или «Счета на оплату».
- Массово — обработка «Выписка актов» (раздел «Набор»):
- Выберите курс.
- Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится заявками со слушателями.
- Установите флажки «Выписать» по нужным контрагентам.
- Нажмите «Выписать акты».
- В колонке «Акт» появятся ссылки на созданные документы.
7.2. Параметры акта
- Период оплаты — если договор предусматривает периодические платежи.
- Сумма включает НДС — флаг для расчета НДС.
- Сдан — устанавливается при получении подписанного экземпляра от клиента.
Акт формирует движения по регистру «Взаиморасчеты», увеличивая задолженность контрагента.
8. Аналитика по юридическим лицам
8.1. Отчет «Анализ заявок»
- Позволяет увидеть распределение заявок по статусам.
- Доступны отборы по курсу, дисциплине, статусу.
8.2. Отчет «Анализ набора»
- Визуальная гистограмма: план набора, количество заявок, остаток до плана, сверхплановые заявки.
8.3. Отчет «Список контрагентов»
- Вывод контрагентов с контактной информацией.
- Настройка вывода юридического или фактического адреса.
8.4. Отчет «Анализ отказов от заявок»
- Анализ причин отмены заявок в разрезе курсов.
9. Работа со сводными заявками (несколько программ)
Если клиент подает заявку сразу на несколько программ обучения, используйте документ «Сводная заявка»:
- В шапке укажите контрагента, договор.
- В табличной части перечислите программы обучения (курсы) с количеством слушателей.
- По каждой строке можно создать отдельную «Заявку на курс» кнопкой «Создать заявку».
- Контроль исполнения: статусы потребностей («Удовлетворена», «Отменена»), остаток слушателей в колонке «Осталось».
- Отчет «Анализ сводных заявок» показывает, сколько слушателей осталось записать.
10. Загрузка заявок из Excel
Для массового ввода заявок от юридических лиц:
- В разделе «Набор» выберите «Загрузка заявок».
- Установите переключатель «Заявки от юридических лиц».
- Скачайте шаблон (гиперссылка рядом с переключателем).
- Заполните шаблон, укажите контрагента, слушателей, курс.
- Загрузите файл, проверьте данные, нажмите «Записать».
Настройки загрузки:
- Создавать договор при отсутствии — автоматическое создание договора для контрагента без основного договора.
- Тип цены — применяется для всех загружаемых заявок.
- Проводить заявки — сразу проводить созданные документы.
