Статусы заявок в 1С:УУЦ

Статусы заявок в 1С:УУЦ позволяют отслеживать жизненный цикл обращения клиента — от момента подачи заявки до зачисления на курс или отказа. Система поддерживает предопределенные статусы и дает возможность создавать пользовательские.

Работа со статусами заявок в 1С:УУЦ позволяет:

• Визуально контролировать состояние каждой заявки посредством наглядной цветовой индикации.
• Автоматизировать переходы при оплате и зачислении.
• Анализировать причины отказов.
• Вести историю изменений статусов.
• Гибко настраивать собственную классификацию через создание дополнительных пользовательских статусов.

Правильное использование статусов — основа для прозрачного учета набора слушателей и эффективного взаимодействия с клиентами.

Предопределенные статусы заявок

В 1С:УУЦ по умолчанию реализованы следующие статусы:

Статус	Когда присваивается	Визуальное отображение
«В работе»	При первом проведении документа «Заявка на курс»	Желтая подсветка в списке заявок
«Оплачено»	Автоматически при регистрации любого платежа (приходный кассовый ордер, оплата платежной картой, поступление на расчетный счет), связанного с заявкой. Частичная оплата также переводит заявку в этот статус.	Зеленая подсветка в списке заявок
«Отменена»	Устанавливается вручную пользователем. Требуется указать дату и причину отмены.	Розовая подсветка в списке заявок
«Удовлетворена»	При создании документа «Зачисление на курс» на основании заявки	-

Кроме того, в колонке «Долг» списка заявок отображается текущее состояние взаиморасчетов с контрагентом по договору (с минусом — аванс, с плюсом — задолженность) .

Создание пользовательских статусов

Если предопределенных статусов недостаточно, вы можете добавить собственные.

1. Перейдите в раздел «Набор» → «Статусы заявок» (справочник).
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Заполните наименование, например, «Ожидание документов», «Резерв», «На согласовании».
4. Запишите элемент.

Созданные статусы станут доступны для выбора в поле «Статус» документа «Заявка на курс».

Можно создать несколько наборов статусов, объединив их в группы.

Изменение статуса в документе «Заявка на курс»

Статус заявки может быть изменен вручную, а может измениться автоматически. В любом случае, однако, фиксируется история изменения статуса по каждой заявке.

Ручное изменение

1. Откройте документ «Заявка на курс».
2. В поле «Статус» выберите нужное значение из списка (предопределенные или пользовательские).
3. Проведите документ.

Левая закладка — «Слушатель», правая — «История изменения статуса».

Автоматическая фиксация изменений

Программа автоматически записывает историю изменения статусов на закладке «История изменения статуса»:

• Статус — новый статус.
• Дата изменения — дата и время фиксации.
• Пользователь — кто изменил статус.

Это позволяет отслеживать всю хронологию работы с заявкой.

Автоматическое изменение статусов

Оплата → статус «Оплачено»

Любой документ оплаты, в котором указана ссылка на «Заявку на курс», автоматически меняет статус заявки на «Оплачено»:

• Приходный кассовый ордер.
• Оплата платежной картой.
• Поступление на расчетный счет.

При проведении платежного документа, в котором заполнена ссылка на заявку (реквизит «Оплата по заявке»), происходит следующее:

1. В регистре «Заявки обучения» фиксируется запись со статусом «Оплачено» (даже если оплата частичная).
2. В списке заявок документ подсвечивается зеленым цветом.
3. Статус заявки в шапке документа меняется на «Оплачено».

Важно! Если оплата не привязана к конкретной заявке, статус заявки не изменится и потребуется ручная корректировка.

Зачисление → статус «Удовлетворена»

При создании и проведении документа «Зачисление на курс» на основании заявки, статус автоматически изменяется на «Удовлетворена».

Отмена заявки

Установка флага «Отменена» в шапке документа переводит заявку в соответствующий статус. Становятся доступными поля:

• Дата отмены — заполняется автоматически или вручную.
• Причина отмены — выбирается из справочника «Причины» (группа «Заявки»).

Отчеты по статусам заявок

Отчет «Анализ заявок»

Раздел «Набор» → «Отчеты по набору» → «Анализ заявок». Позволяет увидеть распределение заявок по статусам в разрезе курсов, дисциплин, дат. Доступны отборы по статусу, курсу, периоду.

Отчет «Анализ отказов от заявок»

Раздел «Набор» → «Отчеты по набору» → «Анализ отказов от заявок». Показывает причины отмены заявок (справочник «Причины») с количественной и процентной разбивкой. Помогает выявить наиболее частые возражения клиентов.

Отчет «Потенциальные слушатели»

Формирует список слушателей из заявок со статусами «В работе» и «Оплачено» (то есть еще не зачисленных, но активных).

Отчет «Анализ набора»

Визуальная гистограмма: план набора, текущее количество заявок, остаток до плана, сверхплановые заявки. Косвенно отражает эффективность работы со статусами.

Практические примеры использования статусов

Сценарий 1. Стандартный цикл

1. Заявка создана → статус «В работе».
2. Клиент оплатил → статус автоматически «Оплачено».
3. Слушатель зачислен → статус «Удовлетворена».

Сценарий 2. Отказ на этапе оплаты

1. Заявка в статусе «В работе».
2. Клиент передумал платить.
3. Менеджер устанавливает флаг «Отменена», выбирает причину «Не устроила стоимость».
4. Заявка получает статус «Отменена» (розовый фон) и попадает в отчет по отказам.

Сценарий 3. Использование пользовательского статуса «Ожидание документов»

1. Заявка создана, но для зачисления не хватает сканов документов.
2. Менеджер вручную устанавливает статус «Ожидание документов» (созданный пользователем).
3. После загрузки всех документов статус меняется на «В работе» или сразу на «Оплачено» (если оплата уже проведена).
4. История изменений сохраняет все промежуточные состояния.

Важные замечания

Проведение документа обязательно	непроведенные заявки не участвуют в отчетах и не меняют статусы автоматически.
Частичная оплата	любой платеж переводит заявку в статус «Оплачено». Для разделения частичной и полной оплаты используйте аналитику взаиморасчетов (колонка «Долг»), а не статусы.
Дополнительные реквизиты	если стандартного набора статусов недостаточно, можно добавить дополнительные реквизиты к документу «Заявка на курс» (раздел «Администрирование» → «Общие настройки» → «Дополнительные реквизиты и сведения»).