Работа с оплатами в 1С:УУЦ

Система 1С:УУЦ поддерживает полный цикл финансовых операций — от выставления счета до регистрации поступления оплаты и формирования закрывающих документов.

Работа с оплатами в 1С:УУЦ включает:

1. Выставление счета (основание — заявка на курс).
2. Регистрацию оплаты (наличные, безналичные, карты) с обязательной привязкой к заявке для автоматической смены статуса.
3. Оформление возвратов при отказе или переплате.
4. Формирование актов (закрывающих документов) — вручную или массово.
5. Контроль взаиморасчетов через отчеты и колонку «Долг» в списке заявок.

Все финансовые документы могут создаваться на основании друг друга, что минимизирует ручной ввод и снижает риск ошибок. В зависимости от способа оплаты (наличные, безналичные, платежные карты) и категории плательщика (физическое или юридическое лицо) порядок действий может различаться.

Выставление счета на оплату

Для чего нужен документ «Счет на оплату»

Документ используется для оформления платежного требования к покупателю при безналичной оплате. Служит основанием для создания платежного поручения со стороны клиента .

Создание счета на основании заявки

1. Откройте документ «Заявка на курс» (раздел «Набор»).
2. Нажмите кнопку «Создать на основании» → выберите «Счет на оплату покупателю».
3. Откроется новый документ «Счет на оплату», автоматически заполненный данными из заявки:
   • Контрагент, договор, слушатель (для физлиц) или список слушателей (для юрлиц).
   • Номенклатура (услуга обучения), количество, цена, сумма.
   • Ставка НДС (зависит от настроек организации).

На скриншоте подсвечен пункт меню «Акт». Счет на оплату является последним пунктом выпадающего меню.

Ручное создание счета

Раздел «Набор» → «Счет на оплату» → кнопка «Создать».

1. Заполните шапку:
   • Контрагент — плательщик (физическое или юридическое лицо).
   • Договор — выберите или создайте новый договор.
   • Тип цен — если используется несколько типов цен.
   • Период оплаты — для периодических платежей (например, «Июнь 2026»).
   • Флаги «Учитывать НДС», «Сумма включает НДС».
2. В табличной части:
   • Добавьте номенклатуру (услугу).
   • Укажите количество, цену. Сумма рассчитается автоматически.
   • При необходимости отредактируйте «Содержание» (текст, который выводится в печатную форму).
3. На закладке «Подписи» укажите лиц, подписывающих документ (руководитель, главный бухгалтер, др.).
4. Проведите документ.

Способ оплаты, естественно, тоже можно выбрать.

Особенности для физических лиц

В печатную форму счета автоматически выводится QR-код для быстрой оплаты через мобильное приложение банка или банкомат. Код формируется на основании реквизитов организации и суммы счета.

Печатная форма счета

Нажмите кнопку «Печать» → выберите «Счет на оплату». Будет сформирован типовой печатный документ.

Заголовок-предупреждение

В верхней части печатной формы может выводиться специальная секция с логотипом и предупреждающим текстом (например, «Оплата без НДС»). Вывод секции настраивается в параметрах конфигурации.

Регистрация поступления оплаты

Способ регистрации зависит от формы оплаты.

Наличная оплата (документ «Приходный кассовый ордер»)

1. Раздел «Оплата» → «Приходные кассовые ордера» → «Создать».
2. Укажите:
   • Счет учета — касса организации.
   • Контрагент, Договор.
3. В табличной части «Расшифровка платежа» добавьте строку:
   • Содержание — например, «Оплата за обучение по счету №...».
   • Сумма — внесите сумму наличными.
   • Ставка НДС.
4. Если оплата привязана к заявке, выберите в качестве «Док основания» заявку и потом выберите нужную (см. скриншот в разделе «Оплата платежной картой» ниже). Это важно для автоматического изменения статуса заявки на «Оплачено».
5. Проведите документ.

Создание на основании счета

В документе «Счет на оплату» нажмите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Большинство полей заполнятся автоматически.

Безналичная оплата (документ «Поступления оплат»)

1. Раздел «Оплата» → «Поступления оплат» → «Создать».
2. Нажмите на кнопку над табличной частью «Добавить».
3. Укажите контрагента (плательщика), заявку, сумму, договор и пр. После выбора контрагента остальные данные будут выпадать нужными списками, в т.ч. единственной записью (очень удобно).
4. Проведите документ.

Оплата платежной картой (эквайринг)

1. Раздел «Оплата» → «Операции по платежной карте» → «Создать».
2. Укажите Контрагента, Договор и др.
3. В табличной части:
   • Содержание, Сумма, Ставка НДС.
   • Связь с заявкой через выбор «Док основания».
4. Проведите документ.

Документ формирует проводки по счетам расчетов и счету эквайринга.

Автоматическое изменение статуса заявки при оплате

При проведении любого платежного документа (ПКО, поступление на р/с, оплата картой), в котором заполнена ссылка на заявку (реквизит «Оплата по заявке»), происходит следующее:

1. В регистре «Заявки обучения» фиксируется запись со статусом «Оплачено» (даже если оплата частичная).
2. В списке заявок документ подсвечивается зеленым цветом.
3. Статус заявки в шапке документа меняется на «Оплачено».

Важно! Если оплата не привязана к конкретной заявке, статус заявки не изменится и потребуется ручная корректировка.

Возврат денежных средств

Возврат наличных (документ «Расходный кассовый ордер»)

1. Раздел «Оплата» → «Расходные кассовые ордера» → «Создать».
2. Укажите контрагента, договор, сумму, основание (например, ссылка на приходный ордер или заявку).
3. В расшифровке платежа укажите содержание, ставку НДС.
4. Проведите документ.

Возврат безналичных (документ «Списание с расчетного счета»)

1. Раздел «Оплата» → «Возвраты покупателям» → «Создать».
2. Заполните аналогично возврату наличных.

Влияние на статус заявки

При возврате полной суммы заявки статус не сбрасывается автоматически. При необходимости статус нужно изменить вручную или создать корректировочный документ.

Выписка актов об оказании услуг

Акт — закрывающий документ, подтверждающий, что услуги оказаны и приняты заказчиком.

Создание акта вручную

1. Раздел «Набор» → «Акты» → «Создать».
2. Укажите Контрагента, Договор, Период оплаты (если требуется).
3. В табличной части добавьте услуги (номенклатуру), количество, цену.
4. Флаги «Сумма включает НДС», «Учитывать НДС» определяют расчет налога.
5. Флаг «Сдан» устанавливается, когда от клиента получен подписанный экземпляр акта.
6. Проведите документ.

При проведении формируются движения по регистру «Взаиморасчеты» (увеличивается задолженность покупателя, если услуги еще не оплачены) .

Создание акта на основании счета или заявки

В документе «Счет на оплату» или «Заявка на курс» нажмите «Создать на основании» → «Акт». Данные заполнятся автоматически.

Массовая выписка актов (обработка «Выписка актов»)

Для создания актов сразу по нескольким заявкам одного курса:

1. Раздел «Набор» → «Сервис» → «Выписка актов».
2. Выберите Курс, Дату акта, параметры НДС.
3. Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится заявками по курсу.
4. Установите флажки «Выписать» по нужным контрагентам.
5. Нажмите «Выписать акты». Программа создаст документы, ссылки появятся в колонке «Акт» .

Контроль взаиморасчетов

Колонка «Долг» в списке заявок

В списке документов «Заявка на курс» отображается колонка «Долг»:

• Отрицательное значение (с минусом) — аванс (переплата).
• Положительное значение — задолженность клиента.

Заявки на зеленом фоне — это те, по которым слушатели произвели оплату в полном объеме и обучаются. Заявка на белом фоне содержит число, выделенное красным шрифтом, — это долг обученного слушателя. Заявка на розовом фоне отменена слушателем, который произвел оплату, и теперь организация ему должна.

Отчеты по взаиморасчетам

Раздел «Оплата» → «Отчеты» → «Ведомость по взаиморасчетам». Позволяет увидеть сальдо на дату, обороты за период. Доступны отборы по контрагенту, договору, организации.

Отчет по оплатам заявок

Специализированного отчета нет, но можно использовать «Анализ заявок» с группировкой по статусам и суммовыми показателями.

Особенности для разных категорий плательщиков

Физические лица

1. В печатных формах счетов выводится QR-код .
2. Квитанция (форма ПД-4) доступна для печати из заявки (кнопка «Печать» → «Квитанция»).
3. Договор с физическим лицом может создаваться автоматически при записи заявки, это настраивается в параметрах конфигурации.

Юридические лица

1. Счет на оплату обязателен для безналичных расчетов.
2. Акт обязательно должен быть подписан с двух сторон (флаг «Сдан» фиксирует факт получения подписанного экземпляра).
3. Возможна частичная оплата и поэтапное закрытие актами (если договор предусматривает этапы).

Несовершеннолетние

Плательщиком является родитель (контрагент — физическое лицо), а слушателем — ребенок (отдельное физическое лицо, связанное с родителем). В документах оплаты фигурирует родитель, в актах — родитель (как заказчик).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Как зарегистрировать частичную оплату, чтобы заявка осталась в работе?

✅ Любая оплата, привязанная к заявке, переводит её в статус «Оплачено». Для сохранения статуса «В работе» не привязывайте платеж к заявке, а контролируйте задолженность вручную (через колонку «Долг» или отчет по взаиморасчетам).

Вопрос 2. Можно ли создать один счет на несколько заявок (например, на группу слушателей от одного юрлица)?

✅ Да. В документе «Счет на оплату» заполните табличную часть вручную, добавив строки из разных заявок. Связь с конкретными заявками при этом не фиксируется, но в печатной форме будет единый счет.

Вопрос 3. Как исправить ошибочную оплату?

✅ Используйте сторнирующие документы («Возврат покупателю») или создайте корректировку поступлений (в зависимости от учетной политики).

Вопрос 4. Почему после оплаты статус заявки не изменился на «Оплачено»?

✅ Скорее всего, в платежном документе не заполнен реквизит «Оплата по заявке» или выбрана не та заявка. Проверьте ссылку и при необходимости создайте корректировочный платежный документ.

Вопрос 5. Где настроить вывод QR-кода в счете?

✅ QR-код формируется автоматически, если в реквизитах организации заполнены банковские счета. Дополнительной настройки не требуется.