Мастер формирования документов

Мастер формирования документов — незаменимый инструмент пользователей программы 1С:УУЦ при массовых выпусках. Он автоматически подбирает слушателей, создает документы и при необходимости формирует ведомость выдачи.

Он находится в разделе «Контингент» — группа команд «Сервис» — «Мастер формирования документов об обучении».

Назначение обработки

«Мастер формирования документов об обучении» предназначен для:

• Массового создания документов «Документ об образовании» (дипломы, удостоверения) для нескольких слушателей одновременно.
• Автоматического заполнения реквизитов документов (дата создания, дата выдачи, вид документа, серия, номер).
• Интеграции с «Ведомостью выдачи» посредством автоматического создания ведомости и включения в неё всех сформированных документов.
• Регистрации номеров в «Книге регистрации документов», если не настроена автонумерация.

Подготовительный этап

Перед запуском мастера убедитесь, что выполнен ряд необходимых предварительных условий.

Слушатели выпущены	Документ «Выпуск курса» должен быть проведен. Статус слушателей в регистре «Движение слушателей» должен быть «Отчислен» или «Выпущен».
Итоговые оценки проставлены	В документе «Протокол» (или «Занятие» с итоговой аттестацией) должны быть зафиксированы итоговые оценки. Вид аттестации должен иметь флаг «Итоговая».
Настроены виды документов	В программе обучения (карточка курса) должен быть указан вид выдаваемого документа (диплом, удостоверение и т.д.).
Настройки регистрации (опционально)	Если в «Настройках параметров конфигурации» отключена опция «Создавать автоматически регистрационные номера при выдаче документов об обучении», подготовьте: Папку в справочнике «Книга регистрации документов». Префикс (если нужен) и начальный номер.

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Открытие мастера и выбор параметров

1. Откройте «Мастер формирования документов об обучении».
2. В шапке обработки заполните:

Поле	Действие	Примечание
Курс	Выберите курс обучения	Обязательное поле
Вид документа	Выберите вид выдаваемого документа	Например, «Сертификат», «Диплом», «Удостоверение»
Дата создания	Укажите дату, которая будет в создаваемых документах	Обычно текущая дата
Дата выдачи	Укажите дату выдачи	Указать, если документы выдаются сразу. В противном случае оставить пустым или заполнить позже

Обратите внимание, что на скриншоте установлен статус слушателя «Учится» (он такой по умолчанию). Для формирования документов об образовании статус должен быть заменен на «Выпущен» или «Отчислен».

Шаг 2. Заполнение табличной части слушателями

1. Нажмите кнопку «Заполнить» (обычно внизу или в командной панели таблицы).
2. Программа автоматически подберет всех слушателей указанного курса, которые:
   • Имеют статус «Выпущен».
   • Еще не имеют созданного «Документа об обучении» по данному виду документа (или имеют, но с пустой датой выдачи — зависит от версии конфигурации).
3. В таблице появятся строки со слушателями.

Шаг 3. Отбор слушателей для выписки

В табличной части есть колонка «Выписать» (флаг).

• По умолчанию флаги могут быть установлены для всех слушателей.
• Снимите флаги с тех слушателей, кому НЕ нужно создавать документ сейчас (например, не сдал итоговую, нет бланка, еще не оплатил).

Шаг 4. Настройка параметров создания (важно!)

Если в программе включена автоматическая нумерация

Если автоматическая нумерация отключена (ручная регистрация документов)

Никаких дополнительных действий не требуется. Программа создаст документы с номерами, присвоенными автоматически (согласно настройкам нумерации документов).

В форме мастера появится дополнительная группа полей «Создать и присвоить регистрационные номера»: Папка регистрации: Выберите папку в справочнике «Книга регистрации документов», где будут созданы записи о регистрации. Префикс номера: При необходимости укажите префикс (например, «СВ-»). Начальный номер: Укажите число, с которого начнется нумерация (например, «101»). Программа будет пытаться создать регистрационные номера последовательно: Префикс + НачальныйНомер, затем +1, +2 и т.д. Если номер уже занят — документ по этому слушателю будет пропущен, программа выдаст ошибку. Вам придется либо исправить занятые номера вручную, либо указать другой начальный номер.

Шаг 5. Создание ведомости выдачи (рекомендуется)

В мастере есть два полезных флага, которые находятся под таблицей с данными слушателей:

1. «Создавать ведомость выдачи»
   • Если установлен — после нажатия кнопки выписки автоматически создастся документ «Ведомость выдачи документов об обучении».
   • Все созданные «Документы об обучении» будут включены в эту ведомость.
   • Зачем: Это требование Минобрнауки для учета выдачи бланков строгой отчетности.
2. «Открывать ведомость после создания»
   • Если установлен — после завершения работы мастера автоматически откроется созданная ведомость.
   • Удобно: Сразу можно проверить и распечатать.

Шаг 6. Запуск формирования

1. Нажмите кнопку «Создать документы об обучении», «Сформировать» — название зависит от версии.
2. Программа начнет поочередно создавать «Документы об обучении» для каждого отмеченного слушателя.
3. Процесс может занять некоторое время, которое зависит от количества слушателей.
4. По окончании процесса создания появится сообщение об успешном создании.

Шаг 7. Проверка результатов

В табличной части мастера в колонке «Документ об обучении» появятся ссылки на созданные документы.

• Вы можете кликнуть на ссылку, чтобы открыть конкретный документ и проверить его.
• При необходимости в созданный документ об образовании можно внести корректировки, хотя лучше проверить настройки мастера перед запуском.

Если была создана ведомость, она откроется автоматически (если установлен флаг) или будет доступна в списке документов «Ведомость выдачи документов об обучении».

Что делать, если что-то пошло не так

Ситуации	Причины	Решение
1. Не все слушатели попали в таблицу мастера	Не проведен «Выпуск курса». У слушателя нет итоговых оценок. Для слушателя уже создан «Документ об обучении» (проверьте в списке). В программе обучения не указан вид выдаваемого документа.	Проверьте каждый пункт слева. Нажмите кнопку «Обновить» или «Заполнить» повторно.
2. Ошибка «Номер уже существует» (при ручной регистрации)	В выбранной папке «Книги регистрации» уже есть документ с таким номером.	Измените начальный номер на бóльший, чтобы пропустить занятые номера. Или вручную удалите/перенесите конфликтующие записи в книге регистрации. Запустите формирование заново.
3. Ошибка «Не заполнены обязательные поля»	У слушателя не заполнены обязательные данные для ФРДО (например, СНИЛС, дата рождения, паспортные данные).	Откройте карточку физического лица (из справочника «Физические лица»). Заполните все необходимые реквизиты. Вернитесь в мастер и повторите попытку.

После создания: что дальше

После успешного формирования документов:

Печать документов

1. Откройте созданные «Документы об обучении» (по одному или через ведомость).
2. Нажмите «Печать» и выберите нужную печатную форму (свидетельство, диплом, приложение и т.д.).
3. Распечатайте и подпишите.

Выдача документов

1. В «Документе об обучении» заполните «Дату выдачи».
2. Если документ выдается под подпись, используйте документ «Ведомость выдачи документов об обучении» — распечатайте ведомость и соберите подписи.

Выгрузка в ФРДО

1. Перейдите в обработку «Выгрузка в ФРДО».
2. Отберите созданные документы.
3. Проверьте их через кнопку «Контроль».
4. Сформируйте файл для передачи.

Сравнение: Мастер vs Ручное создание

Критерий	Мастер формирования	Ручное создание (по одному)
Скорость	Высокая (минуты для всей группы)	Низкая (часы для большой группы)
Ошибки	Минимизированы	Риск опечаток, пропусков
Ведомость	Создается автоматически	Нужно создавать отдельно
Регистрация номеров	Автоматическая или пошаговая	Ручной ввод каждого номера
Подходит для	Групповых выпусков	Индивидуальных случаев

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Можно ли использовать мастер для одного слушателя?

✅ Да, просто снимите флаги со всех, кроме одного, и нажмите «Выписать [документ]». Иногда это быстрее, чем создавать документ вручную.

Вопрос 2. Что делать, если в мастере нет нужного вида документа?

✅ Ответ:

1. Проверьте настройки программы обучения (карточка курса).
2. Если вид документа там указан, проверьте, что он есть в справочнике (возможно, это отдельный справочник видов документов об образовании).

Вопрос 3. Как перенести дату выдачи для всей группы сразу?

✅ Ответ:

1. В мастере укажите нужную «Дату выдачи» перед нажатием кнопки «Создать документы об обучении».
2. Либо после создания откройте ведомость и через обработку заполнения (если есть) проставьте даты всем сразу.

Вопрос 4. Можно ли переформировать документ, если ошибка замечена позже?

✅ Ответ:

1. Если документ не выдан (пустая дата выдачи), удалите его и создайте заново через мастер.
2. Если документ выдан, используйте механизм дубликатов (создайте новый документ с флагом «Дубликат» и укажите причину исправления).

Вопрос 5. Влияет ли мастер на взаиморасчеты?

✅ Нет. «Документ об обучении» — это учетный документ, он не меняет взаиморасчеты. Оплата фиксируется отдельными документами («Поступление оплаты», «Приходный кассовый ордер»).

Чек-лист при использовании мастера формирования документов об обучении

Перед запуском мастера

1. Проведен документ «Выпуск курса».
2. Проставлены итоговые оценки (в «Протоколе» или «Занятии с итоговой аттестацией»).
3. В карточке курса указан вид выдаваемого документа.
4. У всех слушателей заполнены паспортные данные, СНИЛС (для ФРДО).
5. Определились с датами создания и выдачи.
6. Решили, создавать ли ведомость.
7. Внимательно проверили флаги в столбце «Выписать» перед запуском.
8. При использовании ручной нумерации выбрали папку в книге регистрации, проверили и назначили начальный номер документа в этой папке. Отследили уникальность номеров во избежание ошибок.

После завершения работы мастера

После создания проверили документы и, при необходимости, заполнили даты выдачи.