Работа с заявками физических лиц

Работа с заявками физических лиц в 1С:УУЦ максимально автоматизирована:

• Минимум ручного ввода благодаря «Рабочему столу».
• Автоматический контроль дублей.
• Массовая загрузка из Excel.
• Прозрачный контроль документов и оплаты.
• Удобная печать договоров, квитанций с QR-кодом, свидетельств.

Это позволяет менеджеру принимать заявки быстро и без ошибок, а слушателю — быстро получить полный пакет документов.

1. Особенности заявок физических лиц

• Заявка оформляется на одного слушателя.
• Слушатель и плательщик — одно лицо (физическое лицо).
• Возможна запись как на курс целиком, так и на абонемент, разовое или пробное посещение, если такие типы занятий предусмотрены в конкретном учебном центре и установлены в настройках параметров конфигурации.
• Используются упрощённые печатные формы: договор с физлицом, заявление, квитанция.

2. Способы создания заявки

2.1. Через документ «Заявка на курс»

Режим физического лица на странице оформления заявки на обучение.

1. Раздел «Набор» → «Заявка на курс» → «Создать».
2. Убедитесь, что флаг «Заявка от юридического лица» снят (это режим физлица).
3. Заполните обязательные поля:
   • Курс — выберите из списка запланированных курсов (документ «Расписание курса»). Программа обучения подставится автоматически.
   • Вид продажи курса (в конкретной организации может отсутствовать, как, например, на скриншоте):
     • Курс — полная программа.
     • Абонемент — фиксированное число занятий.
     • Разовое посещение — одно занятие.
     • Пробное посещение — бесплатное или льготное пробное занятие (повторно на тот же курс недоступно).
     • По графику — посещение только в выбранные дни недели.
   • ФИО слушателя — выберите физическое лицо из списка, который появляется при нажатии на троеточие справа от ячейки для ФИО. Если слушателя в списке нет, создайте его карточку, нажав на кнопку «Создать». Если слушатель — другое лицо (например, ребёнок), создайте ему отдельную карточку.

2.2. Быстрый ввод через «Рабочий стол приема заявок»

1. Раздел «Набор» → «Рабочий стол «Прием заявок».
2. Поля формы максимально упрощены, большинство из них — текстовые (не требуют открытия справочников):
   • ФИО слушателя, телефон, email.
   • Курс, вид продажи.
   • Дата рождения, пол (важно для контроля дуплетов).
3. После заполнения нажмите «Записать».
4. Программа автоматически:
   • Создаст контрагента (физлицо) и/или найдет существующего.
   • Создаст документ «Заявка на курс».
   • Создаст «Согласие на обработку персональных данных».
5. Кнопки «Заявка» и «Согласие на обработку ПДн» позволяют открыть созданные документы и распечатать заявление или договор.

2.3. Массовая загрузка из Excel

Если установить переключать на пункт «несовершеннолетних физических лиц», 1С:УУЦ предложит скачать шаблон другого типа.

1. Раздел «Набор» → «Загрузка заявок».
2. Выберите режим «Заявки от физических лиц» (или «от несовершеннолетних физических лиц» — для детей, см. скриншот выше).
3. Скачайте шаблон, заполните его, загрузите обратно.
4. Укажите курс, организацию, тип цен, настройки создания договора.
5. Нажмите «Загрузить» → «Записать».

Важно! В шаблоне нельзя ничего менять. Уровни образования и пр. использовать точно как в справочниках шаблона.

3. Заполнение документа «Заявка на курс»

3.1. Данные о курсе и оплате

• Цена, Сумма, Скидка — рассчитываются автоматически на основании типа цен и индивидуальных скидок (если включены в настройках). Допускается ручная корректировка.
• Договор — для физических лиц кнопка «Создать договор» формирует договор по шаблону:
  • Наименование: «ФИО слушателя (Группа) по курсу: Наименование программы № Номер от Дата».
• Тип цен — если используется несколько типов цен, выберите нужный. Этот выбор влияет на стоимость обучения.

3.2. Контроль предоставления документов

Для отдельных программ обучения может требоваться пакет документов (копия паспорта, СНИЛС, диплом и т.д.).

1. В «Заявке на курс» нажмите кнопку «Документы слушателя».
2. Откроется форма со списком документов, необходимых для данной программы.
3. Статус «Наличие»:
   • Если документ уже загружен в карточку физического лица — отображается зелёная отметка и ссылка на файл.
   • Если документ отсутствует — ячейка пуста.
4. Загрузка документа:
   • Выберите строку с нужным видом документа.
   • Нажмите «Загрузить файл», укажите скан-копию.
   • Файл прикрепится к карточке физического лица, в заявке появится отметка о наличии.
5. Кнопка «Показать файл» — открыть прикреплённый документ.
6. Кнопка «Документы в наличии» — перейти к полному списку документов слушателя.

Отчёт по документам: раздел «Набор» → «Анализ наличия требуемых документов» — позволяет оценить, по каким заявкам не хватает документов.

3.3. Печатные формы для физических лиц

Из документа «Заявка на курс» доступны те же возможности, что и для юридических лиц:

• Договор с физическим лицом.
• Заявление о приёме на обучение.
• Личная карточка слушателя.
• Квитанция (в т.ч. с QR-кодом для быстрой оплаты через банк).
• Согласие на обработку персональных данных и многое другое.

Создание документов на странице заявки физического лица.

Печать документов на странице заявки физического лица.

4. Оплата и статусы

4.1. Регистрация оплаты

На основании заявки можно создать (см. скриншот выше):

• Счет на оплату покупателю (для безналичной оплаты физлицом формируется с QR-кодом).
• Приходный кассовый ордер (для наличных).
• Оплата платежной картой (эквайринг).

4.2. Статусы заявки

• «В работе» — присваивается при проведении документа.
• «Оплачено» — устанавливается автоматически при любой регистрации оплаты (частичная оплата также меняет статус).
• «Отменена» — устанавливается вручную флагом «Отменена», обязательны дата и причина отмены.
• «Удовлетворена» — присваивается при создании документа «Зачисление на курс».

Цветовая индикация в списке заявок:

• Жёлтый — «В работе».
• Зелёный — «Оплачено».
• Розовый — «Отменена».

Пользователь может создавать собственные статусы в справочнике «Статусы заявок» и назначать их вручную. История изменения статусов фиксируется на закладке «История изменения статусов».

5. Зачисление и выпуск

5.1. Зачисление на курс

1. На основании «Заявки на курс» (статус «Оплачено») создайте документ «Зачисление на курс».
2. Укажите дату зачисления, группу.
3. При проведении документа:
   • Статус заявки изменится на «Удовлетворена».
   • Слушатель появится в составе группы.

5.2. Выпуск и свидетельства

• Для выпуска используйте документ «Выпуск курса» или «Мастер работы с документами по курсу».
• Печать свидетельств ЦСО доступна через обработку «Печать свидетельств ЦСО» (раздел «Набор» или «Контингент»).
• Заполните табличную часть слушателями, установите флаги «Печатать», нажмите «Печать».
• Выдача свидетельств фиксируется в регистре «Выдача свидетельств» (статусы: «Напечатано», «Выдано»).

6. Аналитика по физическим лицам

6.1. Отчёт «Потенциальные слушатели»

Формирует список слушателей из проведённых заявок со статусами «В работе» и «Оплачено». Группировка — по курсам или программам.

6.2. Отчёт «Анализ заявок»

Показывает распределение заявок по статусам. Позволяет отобрать заявки конкретного курса или периода.

6.3. Отчёт «Анализ отказов от заявок»

Анализ причин отмены заявок. Помогает выявить популярные возражения и скорректировать работу.

6.4. Отчёт «Воронка продаж»

Этапы: Лид → Коммерческое предложение → Сводная заявка → Заявка на курс. Позволяет оценить конверсию.

7. Особенности для несовершеннолетних

При загрузке заявок через Excel доступен специальный режим «Заявки от несовершеннолетних физических лиц». Шаблон содержит дополнительные поля:

• ФИО родителя / законного представителя.
• Телефон, email представителя.

Договор и заявление формируются с учётом представительства.

При ручном вводе:

• Контрагент — родитель (плательщик).
• Слушатель — ребёнок (физическое лицо).
• В договоре и заявлении подставляются данные обоих лиц.