Оформление и выдача документов об образовании

Подготовительный этап (Настройка)

Прежде чем выписывать свидетельства и дипломы, необходимо настроить макеты и параметры.

1. Перейдите в «Настройку документов об образовании».
2. Настройте:

Подложки	Для документов (диплом, удостоверение, сертификат). Включите флаг «Печатать с подложкой».
Перенос строк	Для приложения к диплому укажите количество символов в строке.
Вывод номера	Укажите, нужно ли печатать номер на обороте диплома/удостоверения (полезно для отправки скан-копий по email).
Реквизиты ЦСО	Флаги «Печатать данные курса» и «Печатать полное наименование» (актуально для центров спец. образования).

Создание документа об обучении

«Документ об обучении» — это учетная запись о выданном свидетельстве, дипломе или удостоверении.

Способ 1. Индивидуальное создание

1. Перейдите в раздел «Контингент».
2. Создайте документ «Документ об обучении».
3. Заполните шапку:
   • Бланк: Выберите номенклатуру (тип бланка). Если у бланка включен учет по сериям, поле «Номер» станет справочником серий.
   • Серия: Если на бланке есть серия, замените значение «Нет» на фактическую серию (важно для ФРДО).
4. Основные данные:
   • Укажите слушателя и программу обучения.
   • Вид документа: Выберите (Свидетельство, Диплом, Удостоверение и т.д.).
   • Срок действия (заполняется автоматически из программы обучения).
   • При необходимости: разряд, класс, категория.

Способ 2. Массовое создание («Мастер формирования документов»)

Используйте, если нужно выпустить документы для целой группы. Подробная инструкция находится в отдельной статье.

Выдача дубликатов

Если документ утерян или испорчен:

1. Создайте новый «Документ об обучении».
2. Установите флаг «Дубликат». Форма изменится.
3. На вкладке «Данные оригинала»:
   • Укажите причину (утрата/обмен).
   • Если оригинал есть в базе, выберите его в поле «Взамен». Данные подтянутся автоматически.
   • Если оригинала в базе нет, заполните поля вручную.

Жизненный цикл и состояния документа

У документа «Документ об обучении» есть два ключевых состояния:

1. «Напечатано» (начальный статус).
2. «Выдано» (финальный статус).

Как перевести в статус «Выдано»:

• Заполните поле «Дата выдачи».
• Если документ отправлен почтой, заполните поле «Дата отправки» (номер трека можно указать в комментарии).

Справка: все изменения состояний фиксируются в регистре «Выдача свидетельств».

Оформление ведомости выдачи

Для соблюдения требований Минобрнауки (письмо №АК-610/06) необходимо оформить ведомость.

1. Создайте документ «Ведомость выдачи документов об обучении».
2. Укажите курс и вид выдаваемого документа.
3. Нажмите «Заполнить». Табличная часть заполнится ранее созданными документами об обучении по данному курсу.
4. Доступны печатные формы:
   • Ведомость выдачи документов о квалификации (строгая форма).
   • Ведомость выдачи документов об обучении (произвольная).

Выгрузка в ФРДО (Федеральный реестр)

Для передачи сведений в ФИС ФРДО используйте обработку «Выгрузка в ФРДО».

1. Задайте каталог выгрузки.
2. Установите фильтры (Организация, Курс, Группа, Период, Статус).
3. Нажмите «Заполнить» и отметьте флажками документы для выгрузки.
4. Нажмите «Контроль». Программа предложит вам назначить каталог выгрузки, после чего проверит наличие обязательных полей (серия, номер, дата, ФИО, СНИЛС и т.д.).
5. Если ошибок нет, нажмите «Сформировать». Будет создан файл формата XLS для передачи в ФРДО.

Аналитика и отчеты

Для контроля выданных документов используйте отчеты раздела «Контингент». Отчетов в этом разделе много, они могут быть распределены по двум группам:

1. Анализ выданных свидетельств. Варианты: Реестр выпускников преподавателей, Анализ просроченных свидетельств по дисциплинам и т.д.
2. Списки слушателей и их варианты. Позволяет увидеть, кому и какие документы уже выданы.

Резюме (краткий алгоритм)

1. Зачисляем слушателя.
2. Обучаем (оценки и посещаемость).
3. Выпускаем (документ «Выпуск курса»).
4. Создаем документы об обучении (вручную или через Мастер).
5. Формируем ведомость выдачи.
6. Ставим дату выдачи.
7. Выгружаем в ФРДО.