Управление программами и курсами в 1С:УУЦ

1С:УУЦ ► Управление программами и курсами в 1С:УУЦ ► Управление программами и курсами в 1С:УУЦ

Планирование и анализ

• Программы ДПО
• Обучение
• Прием слушателей и договоры
• Управление контингентом
• Документы об обучении
• Интеграция с федеральными реестрами

Конфигурация 1С:Управление учебным центром (UUC) версии 2.0.19 — это комплексная информационная система, разработанная компанией «Онлайн» при поддержке фирмы «1С» для автоматизации деятельности учебных центров любого профиля. Система полностью поддерживает управление программами дополнительного образования на всех этапах: от проектирования программ до выдачи официальных документов об образовании и интеграции с федеральными реестрами.

Структура программ дополнительного образования в 1С:УУЦ

В рамках UUC применяется определенная терминология, которая может отличаться от принятой в конкретной образовательной организации:

• Программа обучения — совокупность дисциплин, определяющих содержание и количество знаний, умений и навыков, необходимых для освоения в процессе обучения. Реализуется как элемент справочника «Программы обучения и дисциплины» с установленным признаком «Программа обучения».
• Дисциплина (модуль) — отдельный предмет, изучаемый в рамках программы. Как правило, дополнительное образование предусматривает как отдельные дисциплины, так и комплексные программы, включающие несколько дисциплин в своем составе.
• Курс — конкретное запланированное проведение обучения по программе для одной или нескольких групп слушателей в определенное время, оформляется документом «Расписание курса». Курс создается в 1С:УУЦ на основе ранее созданной программы. Создать сразу курс, не создавая предварительно программу, невозможно.

Типы программ

Система поддерживает три типа организации программ:

• Обычные программы — отдельная дисциплина или одноцелевой курс.
• Комплексные программы — программы, включающие несколько дисциплин, которые изучаются в структурированном хронологическом порядке или параллельно, что позволяет управлять сроками изучения каждой дисциплины, которая обычно становится модулем программы.
• Факультативные программы — дополнительные занятия, предлагаемые в дополнение к основным программам по упрощенной схеме​.

Этап 1. Проектирование и настройка программ дополнительного образования

Создание программы

Первоначальный этап включает заполнение справочника «Программы обучения и дисциплины» по конкретной программе с указанием:

1. Вида программы обучения согласно закону об образовании:
   • ДПО — профессиональная переподготовка, повышение квалификации;
   • ДО — общеразвивающая, предпрофессиональная;
   • Профессиональное обучение.
2. Дат утверждения программы в образовательной организации.
3. Продолжительности обучения (в днях и часах).
4. Видов выдаваемых документов на закладке «Результаты обучения»​ и др.

Информация размещается на нескольких листах (закладках), основным источником является ДПП или ДОП.

Пример основной закладки программы профпереподготовки.

Инструкция по заполнению карточки программы находится здесь. Обратите внимание на ряд принципиальных различий при создании комплексных (модульных) программ, например, профпереподготовки, и простых программ без модулей.

Определение видов выдаваемых документов

На закладке «Результаты обучения» справочника программ указываются документы об образовании, которые будут выдаваться по результатам освоения программы. Система поддерживает следующие основные типы:

Тип документа	Применяется для	Объем
Диплом о профессиональной переподготовке	Программы профпереподготовки	250+ часов
Удостоверение о повышении квалификации	Программы повышения квалификации	16+ часов
Свидетельство о профессии рабочего	Программы профессионального обучения	Не регламентировано
Сертификат об обучении	Короткие курсы (менее 16 часов) или курсы по программам ДО	Менее 16 часов для коротких курсов или любой для программ ДО

Для каждого типа документа указывается срок действия в месяцах, по истечении которого слушателю требуется повторное обучение.

В конкретной образовательной организации часть типов документов может отсутствовать. Например, МФТИ не проводит обучение по рабочим профессиям и не выдает свидетельств о профессии рабочего.

Тематическое планирование

При включении опции «Использовать тематическое планирование» в настройках конфигурации становится доступным справочник «Темы», подчиненный справочнику программ. Это позволяет:

• Разработать детальный тематический план программы.
• Определить требуемое количество занятий по каждой теме.
• Установить количество часов в разрезе отдельных тем.

Подробная инструкция по тематическому планированию находится здесь.

Этап 2. Планирование учебного процесса

Формирование расписания курсов

Для реализации конкретной программы дополнительного образования создается документ «Расписание курса», который определяет организацию обучения по программе. Система поддерживает четыре организационные модели:

1. Курсы по расписанию	Применяются, когда точные даты проведения известны на момент объявления набора. При создании указывается: Дата начала и окончания обучения. Плановые группы слушателей. Основной преподаватель, территория и аудитория​.
2. Курсы по мере комплектования	Используются, когда дата начала зависит от набора достаточного количества слушателей. Система отслеживает процесс комплектования и автоматически информирует о готовности к запуску.
3. Постоянно идущие курсы	Применяются для длительных программ с постоянным набором и «текучкой» слушателей (примеры: кружки, постоянно действующие программы). В таких курсах большая часть реквизитов рассчитывается динамически по фактическому контингенту.
4. Комплексные курсы	Для программ, включающих несколько дисциплин, система позволяет указать расписание для каждой дисциплины отдельно, включая сроки их изучения, преподавателей и ресурсы.

Основной экран расписания занятий.

Параметры расписания

На закладке «Параметры расписания» документа курса индивидуально настраиваются:

• Начало и окончание занятий в течение дня.
• Продолжительность академического часа.
• Обеденные перерывы.
• Количество обедов для комплексных программ​.

Система позволяет отступить от типовых параметров для отдельного курса, сохраняя глобальные установки для прочих программ.

Составление расписания занятий

На закладке «Занятия» (в комплексных курсах — для каждой дисциплины) заполняется конкретное расписание с указанием:

1. Даты и времени занятий.
2. Преподавателя (с возможностью замены).
3. Территории (место проведения).
4. Аудитории.
5. Дисциплины (для комплексных программ)​.

Система предоставляет несколько инструментов для ускоренного заполнения:

• Кнопка «Спланировать» — создает периодически повторяющиеся занятия с указанием дней недели и временных интервалов.
• «Заполнить по темам» — автоматически расписывает занятия в соответствии с тематическим планом, распределяя часы по темам.
• «Заполнить по аналогии» — копирует расписание из ранее проведенного курса с автоматическим пересчетом дат​.

Этап 3. Прием слушателей и оформление договоров

Регистрация заявок

Система поддерживает регистрацию заявок на обучение через документ «Заявка на курс», который включает:

1. Данные потенциального слушателя (физического лица или организации).
2. Данные о выбранной программе обучения и соответствующем курсе.
3. Информацию о ценах и предоставленной скидке и т. д.

После заполнения заявки на ее основании можно создать и распечатать ряд документов:

Создаются документы для совершения клиентом оплаты; печатаются договоры и заявления.

Работа с заявками юридических лиц имеет особенности, которые описаны отдельно.

Процесс зачисления

После оплаты или достижения договоренности о платеже слушатель зачисляется на курс документом «Зачисление на курс», в котором указываются:

• Подразделение.
• Курс, программа обучения и группа.
• Слушатели, которые зачисляются на курс и т.д.

Нажатием кнопки «Подобрать по заявкам» можно существенно ускорить формирование списка зачисляемых слушателей.

На вкладке «Оформление» можно сформировать приказ о зачислении (при условии, что настроена его форма).

Система поддерживает как ручное зачисление, так и использование «Мастера зачисления» для пакетной обработки заявок. Использование мастера позволяет удобно зачислять большое количество слушателей на курс, в том числе несколько групп.

На скриншоте группа одна, но в левом окне могут добавлены несколько групп. Разумеется, группы должны быть созданы заранее (см. соответствующую инструкцию).

Управление движением контингента

На протяжении обучения система отслеживает, помимо зачисления слушателей:

• Перевод на другой курс — документ при необходимости изменить программу обучения.
• Продление обучения — документ при продлении сроков освоения программы.
• Выпуск курса — оформляет завершение обучения по программе и является основанием для создания документов об образовании​. В случае выпуска по иным причинам, нежели успешное завершение обучения, оформляет отчисление.

Вся история движения слушателей отражается в журнале документов «Движения слушателей» и анализируется в отчетах «Ведомость движения слушателей» и «Анализ отчислений».

Ссылка на журнал документов «Движения слушателей» находится в разделе «Контингент» и переводит на страницу, где собраны все приказы, фиксирующие движения слушателей.

Ведомость движения слушателей находится в отчетах раздела «Контингент».

Анализ отчислений также находится в отчетах раздела «Контингент» и может быть получен в трех вариантах: по курсам, по причинам и в подробной форме.

Этап 5. Организация учебного процесса

Ведение электронного журнала

Для того, чтобы слушателю можно было выписать документ, подтверждающий успешное обучение (об образовании или об обучении), в курсе должно «пройти» хотя бы одно занятие. Оно требуется, чтобы привязать к нему аттестацию по программе.

Система поддерживает документ «Занятие», в котором фиксируется:

• Фактическое проведение занятия — дата, время, преподаватель.
• Состав слушателей на занятии.
• Посещаемость — учет присутствия каждого слушателя.
• Успеваемость — итоговые оценки по результатам контроля.
• Фактическая нагрузка преподавателя — учет отработанного времени​.

Подробная инструкция по созданию и последующей работе с документом «Занятие» находится здесь.

Обработка «Журнал» («Обучение» → Сервис → «Журнал») позволяет просматривать и печатать журналы посещаемости как для отдельных групп, так и в сводном виде.

Контроль успеваемости

Справочник «Виды аттестаций» определяет способы проверки знаний:

• Текущая аттестация — контроль на протяжении курса.
• Промежуточная аттестация — проверка по завершении раздела программы.
• Итоговая аттестация — финальный контроль по результатам всей программы​.

Справочник «Формы контроля» устанавливает методы оценивания: зачет, экзамен, практическая работа и т.д.

Справочник «Виды аттестаций» изменять не рекомендуется, хотя технически это возможно. Справочник «Формы контроля» можно изменять, пополнять и т.д. в соответствии со спецификой образовательной организации.

Работа аттестационных комиссий

Если по курсу предусмотрен зачет, то достаточно в соответствующем занятии проставить явку и зачет, как описано в инструкции по созданию занятий. Но если по курсу предполагается защита ВКР/диплома, экзамен с аттестационной комиссией и т.п., то требуется реализовать еще несколько шагов.

При реализации программ дополнительного образования с итоговой аттестацией система поддерживает:

1. Справочник «Виды комиссий» — реестр аттестационных комиссий.
2. Справочник «Роли членов комиссий» — реестр квалифицированных членов аттестационных комиссий.
3. Приказ об утверждении тем выпускных работ — фиксирует закрепление тем за слушателями.
4. Документ «Протокол» (в разделе «Обучение») — оформляет решение аттестационной (экзаменационной) комиссии с указанием:
   • членов комиссии;
   • результатов аттестации для каждого слушателя;
   • решений о присвоении квалификаций, разрядов или категорий;
   • окончательных оценок.

Протокол служит основанием для создания документов об образовании.

Этап 7. Подготовка и выдача документов об образовании

Создание документов об образовании

На основании протокола итоговой комиссии или при простом завершении программы создается документ «Документ об образовании» в разделе «Контингент». В этом документе указываются:

• Вид выдаваемого документа — выбор из справочника «Виды документов об обучении».
• Слушатель — физическое лицо или категория лиц.
• Номер и дата документа.
• Итоговые оценки — автоматически заполняются из документов «Занятие» (если были введены).
• Полученная квалификация — указывается присвоенный разряд, класс, категория.
• Протокол — ссылка на протокол итоговой комиссии (если применялся).
• Регистрационный номер — уникальный номер в реестре образовательной организации​. Правильное отображение регистрационного номера описано в отдельной инструкции.

Подробнее оформление и выдача документов об образовании описана здесь.

Порядок действий в ситуациях, когда слушателю нужно выдать справку об обучении, описан дополнительно.

Автоматическая нумерация документов

При включении опции «Создавать автоматически регистрационные номера для выдаваемых документов об обучении» система:

1. Автоматически регистрирует документ в справочнике «Регистрационные номера».
2. Создает уникальный элемент справочника с датой регистрации как датой документа.
3. Генерирует код элемента с помощью автонумерации в пределах папки.
4. Формирует наименование по шаблону: «Наименование документа + № + Код + от + Дата регистрации»​.

Использование мастера формирования документов

Для пакетной подготовки документов об образовании предусмотрена обработка «Мастер формирования документов об обучении», доступная из раздела «Контингент». В мастере указываются:

1. Выпускаемый курс.
2. Дата выписки документов.
3. Список слушателей, для которых создавать документы.
4. После выполнения мастера система автоматически создает и заполняет документы «Документ об образовании» для выбранных слушателей.

Подробная инструкция по использованию мастера формирования документов об образовании находится здесь.

Отслеживание статусов документов

Каждый документ об образовании проходит две стадии состояния, фиксируемые в регистре сведений «Выдача свидетельств»:

Статус	Описание	Действия
Напечатано	Документ подготовлен и распечатан на физическом носителе	Печать документа, формирование печатных форм
Выдано	Документ передан слушателю на руки	Фиксация факта выдачи, дата выдачи

Эта структура позволяет отслеживать процесс от подготовки до фактической выдачи и обеспечивает полный контроль над документооборотом. Подробнее можно посмотреть в отдельной инструкции.

Печать документов об образовании

Система поддерживает гибкое форматирование документов с возможностью:

• Использования готовых макетов для дипломов, удостоверений, сертификатов.
• Разработки индивидуальных печатных форм под брендинг конкретной организации.
• Применения шаблонов универсальных печатных форм «Протокол» и «Удостоверение».

Печать может выполняться для отдельного документа или в пакетном режиме через обработку «Групповая печать журналов».

Период, за который журналы выводятся на печать, может быть установлен произвольно, хотя есть и предустановленные периоды. Распечатать можно не только журнал, но и титульные листы, план занятий и расписание.

Этап 8. Интеграция с федеральными реестрами

Выгрузка в ФРДО

Для соответствия требованиям российского законодательства об образовании система предусматривает автоматическую выгрузку сведений о выданных документах об образовании в «Федеральный реестр сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении» (ФРДО) через обработку «Выгрузка в ФРДО».

Процесс включает:

1. Выбор курса или программы обучения.
2. Подготовку файла в установленном формате.
3. Передачу сведений в реестр Министерства образования РФ.

Учет сроков действия документов

Система ведет учет сроков действия выданных документов об образовании. На основании сроков действия (указанных в справочнике программ) формируется отчет «Анализ выданных свидетельств», позволяющий:

1. Выявлять слушателей с просроченными документами.
2. Приглашать их на переподготовку.
3. Планировать повторное обучение по программе​.