Работа с заявками юридических лиц в 1С:УУЦ

1С:УУЦ ► Управление программами и курсами в 1С:УУЦ ► Работа с заявками юридических лиц в 1С:УУЦ

Планирование и анализ

• Как создать программу в 1С:УУЦ
• Тематическое планирование
• Работа с потоками
• Применение наборов затрат
• Работа с заявками
• ...
• ...

Работа с заявками юридических лиц в 1С:УУЦ позволяет:

• Вести учет группового обучения.
• Контролировать количество слушателей и комплектацию групп.
• Автоматически создавать договоры и счета.
• Массово выписывать акты.
• Анализировать набор и отказы.

При необходимости можно донастроить механизмы: типы цен, скидки, периодические платежи, шаблоны договоров в разделе «Настройка параметров конфигурации».

1. Особенности заявок от юридических лиц

В 1С:УУЦ заявка от юридического лица отличается от заявки физического лица следующими особенностями:

• Один договор с контрагентом может предполагать обучение нескольких слушателей.
• Плательщиком выступает организация (контрагент), в то время как слушатели, естественно, являются физическими лицами.
• Возможна постепенная комплектация состава слушателей в рамках одного договора.
• Количество слушателей по заявке может быть ограничено.

2. Создание заявки от юридического лица

2.1. Основные шаги

1. Откройте раздел «Набор» → «Заявка на курс» → кнопка «Создать».
2. Установите флаг «Заявка от юридического лица».
   • После установки флага в форме появятся поля: «Контрагент», «Плательщик», «Договор», а вместо одного слушателя — табличная часть для ввода нескольких слушателей.

Если нет отметки о том, что заявка поступила от юридического лица, страница содержит значительно меньше полей.

2.2. Заполнение шапки документа

• Контрагент — выберите организацию-заказчика из справочника «Контрагенты».
• Плательщик — по кнопке «Он же плательщик» скопируется контрагент. Если платит третье лицо, выберите другого контрагента из справочника «Контрагенты».
• Договор — укажите договор с контрагентом. Если договора нет, нажмите «Создать договор»; договор сформируется автоматически по правилам, заданным в настройках (счет на оплату или стандартный договор).
• Курс — выберите нужный документ из списка «Расписание курса». Поле «Программа обучения» заполнится автоматически.
• Вид продажи курса (если используется) — укажите: «Курс», «Абонемент», «Разовое посещение», «Пробное посещение» или «По графику».
• Количество слушателей — укажите планируемое количество. Если установлен флаг «Зафиксировать количество слушателей», программа будет контролировать, чтобы число слушателей в табличной части не превышало указанное. Если флаг не установлен, количество слушателей будет автоматически пересчитываться по числу строк табличной части.
• Тип цены — заполняется из договора или вручную. Влияет на расчет цен.
• Цена, Сумма, Скидка — заполняются автоматически, но доступны для ручной корректировки.
• Надо гостиницу — флаг для иногородних слушателей (при необходимости бронирования).
• Подписи — по ссылке открывается новая страница 1С:УУЦ, где можно ввести информацию о подписантах с обеих сторон:

Легко видеть, что ФИО подписантов, варианты оснований и должности могут быть вызваны из справочников, что снижает трудоемкость составления договора с контрагентом.

2.3. Заполнение табличной части «Слушатели»

В табличную часть добавляются физические лица, направляемые на обучение.

Способы добавления слушателей:

• Вручную — нажмите кнопку «Добавить», заполните ФИО, дату рождения, контактные данные (телефон, email, пол).
• Подбор — кнопка «Подбор» позволяет выбрать ранее введенных физических лиц из справочника.
• Без создания карточки — можно ввести ФИО текстовой строкой, если данные о слушателе неполные. В этом случае рекомендуется заполнить телефон и email для связи.

Важно: При вводе нового физического лица программа выполняет контроль дублей, проверяя их по ФИО и дате рождения.

3. Договоры с юридическими лицами

3.1. Автоматическое создание договора

• Если в «Настройках параметров конфигурации» установлен параметр «Создавать договор при записи заявки», договор создается автоматически при записи документа (в Центре «Пуск» эта опция отключена).
• Кнопка «Создать договор» доступна для нажатия вручную. Рекомендуется нажимать её после полного заполнения всех условий заявки.

3.2. Варианты создания договора

Вариант 1.	Договор является счетом на оплату (настройка включена)	При нажатии «Создать договор» автоматически создается: Документ «Счет на оплату покупателю». Новый элемент справочника «Договора контрагента» с наименованием «Счет №NNN от dd.mm.gggg». В поле «Договор» заявки подставляется ссылка на этот договор.
Вариант 2.	Договор не является счетом	Создается стандартный договор с наименованием «Договор № NNN от dd.mm.gggg».

3.3. Типы цен и скидки

• Тип цены наследуется из договора.
• При наличии скидки заполняются поля «Предоставленная скидка» и «Скидка» (процент или сумма).
• Цена пересчитывается с учетом скидки.

4. Контроль количества слушателей

Механизм «Зафиксировать количество слушателей» предназначен для ситуаций, когда состав слушателей формируется постепенно:

• При включенном флаге вы указываете точное число слушателей (например, 10 человек).
• В табличную часть можно добавить меньше человек, программа не потребует, чтобы всех заполнили немедленно.
• При добавлении новых слушателей программа проконтролирует установленное ограничение по численности и не позволит превысить указанное количество.

Если флаг не установлен, количество слушателей всегда будет равно числу строк в табличной части: пока внесено в таблицу 6 слушателей, будет указано 6, при добавлении еще двух, например, количество изменится на 8.

5. Печатные формы для юридических лиц

На основании документа «Заявка на курс от юридического лица» можно создать:

• Счет на оплату — если договор является счетом.
• Акт об оказании услуг — формируется позднее, при закрытии этапа обучения.
• Согласие на обработку ПДн — для каждого слушателя (физического лица).

Также на странице «Заявки на курс от юридического лица» доступны следующие печатные формы:

• Договор с юридическим лицом, который сформируется на основе данных контрагента и условий заявки.
• Заявление, личная карточка, квитанция и т.д. — для каждого слушателя (физического лица).

6. Статусы заявок

Заявка юридического лица проходит следующие статусы:

• В работе — начальный статус при проведении документа.
• Оплачено — устанавливается автоматически при регистрации оплаты (любой платеж, даже частичный).
• Отменена — устанавливается вручную флагом «Отменена», требуется указать причину и дату отмены.
• Удовлетворена — устанавливается при создании документа «Зачисление на курс».

Цветовая индикация в списке заявок:

• Отмененные — розовый фон.
• В работе — желтый фон.
• Оплачено — зеленый фон.

7. Отгрузка и закрытие (акты)

7.1. Выписка актов

Для юридических лиц обязательным закрывающим документом является «Акт об оказании услуг».

Способы создания актов:

1. Вручную — на основании «Заявки на курс» или «Счета на оплату».
2. Массово — обработка «Выписка актов» (раздел Набор → Сервис):
   • Выберите курс.
   • Нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится заявками со слушателями.
   • Установите флажки «Выписать» по нужным контрагентам.
   • Нажмите «Выписать акты».
   • В колонке «Акт» появятся ссылки на созданные документы.

7.2. Параметры акта

• Период оплаты — если договор предусматривает периодические платежи.
• Сумма включает НДС — флаг для расчета НДС.
• Сдан — устанавливается при получении подписанного экземпляра от клиента.

Акт формирует движения по регистру «Взаиморасчеты», увеличивая задолженность контрагента.

8. Работа со сводными заявками (несколько программ)

Если клиент подает заявку сразу на несколько программ обучения, используйте документ «Сводная заявка»:

• В шапке укажите контрагента, договор.
• В табличной части перечислите программы обучения (курсы) с количеством слушателей.
• По каждой строке можно создать отдельную «Заявку на курс» кнопкой «Создать заявку».
• Контроль исполнения: статусы потребностей («Удовлетворена», «Отменена»), остаток слушателей в колонке «Осталось».

Отчет «Анализ сводных заявок» показывает, сколько слушателей осталось записать.

9. Загрузка заявок из Excel

Для массового ввода заявок от юридических лиц:

1. В разделе «Набор» выберите «Загрузка заявок».
2. Установите переключатель «Заявки от юридических лиц».
3. Скачайте шаблон (гиперссылка рядом с переключателем).
4. Заполните шаблон, укажите контрагента, слушателей, курс.
5. Загрузите файл, проверьте данные, нажмите «Записать».

Настройки загрузки:

• Создавать договор при отсутствии — автоматическое создание договора для контрагента без основного договора.
• Тип цены — применяется для всех загружаемых заявок.
• Проводить заявки — сразу проводить созданные документы.

10. Аналитика по юридическим лицам

10.1. Отчет «Анализ заявок»

• Позволяет увидеть распределение заявок по статусам.
• Доступны отборы по курсу, дисциплине, статусу.

10.2. Отчет «Анализ набора»

• Визуальная гистограмма: план набора, количество заявок, остаток до плана, сверхплановые заявки.

10.3. Отчет «Список контрагентов»

• Вывод контрагентов с контактной информацией.
• Настройка вывода юридического или фактического адреса.

10.4. Отчет «Анализ отказов от заявок»

• Анализ причин отмены заявок в разрезе курсов.