Оформление и выдача документов об образовании

1. Подготовительный этап (Настройка)

Прежде чем выписывать свидетельства и дипломы, необходимо настроить макеты и параметры.

1. Перейдите в: «Настройка документов об образовании».
2. Настройте:
   • Подложки: для документов (диплом, удостоверение, свидетельство). Включите флаг «Печатать с подложкой».
   • Перенос строк: Для приложения к диплому укажите количество символов в строке.
   • Вывод номера: Укажите, нужно ли печатать номер на обороте диплома/удостоверения (полезно для отправки скан-копий по email).
   • Реквизиты ЦСО: Флаги «Печатать данные курса» и «Печатать полное наименование» (актуально для центров спец. образования).

2. Создание документа об обучении

«Документ об обучении» — это учетная запись о выданном свидетельстве, дипломе или удостоверении.

Способ 1: Индивидуальное создание

1. Перейдите в раздел «Контингент».
2. Создайте документ «Документ об обучении».
3. Заполните шапку:
   • Бланк: Выберите номенклатуру (тип бланка). Если у бланка включен учет по сериям, поле «Номер» станет справочником серий.
   • Серия: Если на бланке есть серия, замените значение «Нет» на фактическую серию (важно для ФРДО).
4. Основные данные:
   • Укажите слушателя и программу обучения.
   • Вид документа: Выберите (Свидетельство, Диплом, Удостоверение и т.д.).
   • Срок действия (заполняется автоматически из программы обучения).
   • При необходимости: разряд, класс, категория.

Способ 2: Массовое создание («Мастер формирования документов»)

Используйте, если нужно выпустить документы для целой группы.

1. Перейдите в: Обработка «Мастер формирования документов об обучении».
2. Укажите: Курс и Вид документа.
3. Нажмите «Заполнить». Таблица автоматически заполнится слушателями группы.
4. Отметьте флагами «Выписать» нужных слушателей.
5. Укажите Дату создания и Дату выдачи.
6. Дополнительно (очень удобно): Установите флаг «Создавать ведомость выдачи» — тогда программа автоматически создаст ведомость и включит в неё все созданные документы.
7. Нажмите «Выписать свидетельства».

3. Выдача дубликатов

Если документ утерян или испорчен:

1. Создайте новый «Документ об обучении».
2. Установите флаг «Дубликат». Форма изменится.
3. На вкладке «Данные оригинала»:
   • Укажите причину (утрата/обмен).
   • Если оригинал есть в базе, выберите его в поле «Взамен». Данные подтянутся автоматически.
   • Если оригинала в базе нет, заполните поля вручную.

4. Жизненный цикл и состояния документа

У документа «Документ об обучении» есть два ключевых состояния:

1. «Напечатано» (начальный статус).
2. «Выдано» (финальный статус).

Как перевести в статус «Выдано»:

• Заполните поле «Дата выдачи».
• Если документ отправлен почтой, заполните поле «Дата отправки» (номер трека можно указать в комментарии).

Справка: Все изменения состояний фиксируются в регистре «Выдача свидетельств».

5. Оформление ведомости выдачи

Для соблюдения требований Минобрнауки (письмо №АК-610/06) необходимо оформить ведомость.

1. Создайте документ «Ведомость выдачи документов об обучении».
2. Укажите Курс и Вид выдаваемого документа.
3. Нажмите «Заполнить». Табличная часть заполнится ранее созданными документами об обучении по данному курсу.
4. Доступны печатные формы:
   • Ведомость выдачи документов о квалификации (строгая форма).
   • Ведомость выдачи документов об обучении (произвольная).

6. Печать документов

В документе доступны следующие печатные формы (зависят от Вида документа):

• Свидетельство / Свидетельство ЦСО
• Диплом (+ оборот, + приложение, + оборот приложения)
• Удостоверение (+ оборот)

Важно: Если в настройках выбрана «печать с подложкой», при нажатии на печать фон документа будет выведен автоматически.

7. Регистрация номеров (Книга регистрации)

Если в настройках программы отключена опция «Создавать автоматически регистрационные номера», в «Мастере формирования свидетельств» появится группа полей для ручной регистрации:

1. Выберите папку в справочнике «Книга регистрации документов».
2. Задайте Префикс и Начальный номер.
3. Программа попытается присвоить номера по порядку. Если номер уже занят — выдаст ошибку и пропустит документ.

8. Выгрузка в ФРДО (Федеральный реестр)

Для передачи сведений в ФИС ФРДО используйте обработку «Выгрузка в ФРДО».

1. Задайте каталог выгрузки.
2. Установите фильтры (Организация, Курс, Группа, Период, Статус).
3. Нажмите «Заполнить» и отметьте флажками документы для выгрузки.
4. Нажмите «Контроль». Программа проверит наличие обязательных полей (серия, номер, дата, ФИО, СНИЛС и т.д.).
5. Если ошибок нет, нажмите «Сформировать». Будет создан файл формата XLS для передачи в ФРДО.
6. Полезная функция: Кнопка «Выдали свидетельство» позволяет быстро проставить дату выдачи прямо из формы обработки.

9. Аналитика и отчеты

Для контроля выданных документов используйте отчеты раздела «Контингент»:

1. «Анализ выданных свидетельств».
   • Варианты: Реестр, С группировкой по дисциплинам, Просроченные свидетельства.
2. «Списки слушателей».
   • Позволяет увидеть, кому и какие документы уже выданы.

Резюме (Краткий алгоритм)

1. Зачисляем слушателя.
2. Обучаем (оценки и посещаемость).
3. Выпускаем (документ «Выпуск курса»).
4. Создаем документы об обучении (вручную или через Мастер).
5. Формируем ведомость выдачи.
6. Ставим дату выдачи.
7. Выгружаем в ФРДО.